Chaque année, il y a davantage de demandes d’inscription dans nos unités que de places disponibles. C’est pourquoi, les deux unités St-Exupéry (16eBW) et St-Nicolas (61eBW) se sont accordées pour définir une procédure unique d’inscription. Cette procédure facilite le processus d’inscription, mais n’augmente pas la capacité d’accueil des unités. Dorénavant, celle-ci se déroule uniquement via leur site Internet (www.lh1661.be) en deux vagues distinctes. Une première vague, dite vague de montée, permet aux animés déjà inscrits dans une section et qui doivent monter dans une autre l’année suivante (comme par exemple, de nuton vers louveteau, ou de, guide vers pionnier) et une deuxième vague, dite vague des nouveaux inscrits, permettant d’inscrire un enfant comme nouvel animé dans l’une ou l’autre section des unités.

Dans la première vague, dite de montée, une priorité (non absolue !) est accordée à l’animé(e) montant dans une section où un frère ou une sœur est déjà présent. Dans la vague des nouveaux inscrits, une priorité complémentaire (non absolue !) est accordée aux nouvelles demandes pour laquelle un parent (frère ou sœur uniquement) est déjà dans l’unité. Dans les deux vagues, un horodatage est appliqué à la demande afin de trier les demandes qui seront reprises dans une et une seule liste d’attente automatiquement générée. Les enfants présents en haut de la file d’attente ne sont pas nécessairement prioritaires ! Nous tenons également compte d’une série d’autres facteurs lors de l’établissement des inscriptions: nombre d’années dans l’unité, localisation, présence aux activités du mouvement (réunions, week-ends et camps de section, événements d’unités),…

Pour résumer : constitueront un élément prépondérant lors de toute inscription, et ce sans qu’il y ait de priorité absolue entre eux, les éléments suivants :

Pour les inscriptions simples :

• présence d’un frère/sœur dans la section
• présence d’un frère/sœur dans l’unité
• date/heure d’inscription
• localisation

Pour les montées de section :

• présence d’un frère/sœur dans la section
• présence d’un frère/sœur dans l’unité
• participation aux activités proposées par le mouvement (réunions, week-ends et camps de section, événements d’unités)
• année d’intégration dans l’unité
• date/heure d’inscription

Veuillez, en aucun cas, ne recommencer une nouvelle inscription si une erreur d’écriture est faite car vous risqueriez de perdre de précieuses places dans l’ordre des inscriptions. Si tel est le cas, envoyez un mail aux webmasters webmasters@lh1661.be en indiquant clairement le champ erroné et la valeur correcte à y insérer. Ils se chargeront de corriger la faute sans perturber l’ordre établi. Ils n’ont aucun pouvoir pour changer l’ordre défini par les règles du système.
Aucun engagement d’un animateur de section ne pourra être considéré dans la liste des inscriptions.
Chaque année les listes d’attente sont remises à zéro. Une liste du nombre de places disponibles sera renseignée sur le site, à titre informatif.
Cette année, la « vague de montée » sera activée à partir du Dimanche 26 mai 2024 à 19h00 précises jusqu’au Dimanche 30 juin 2024 minuit. La « vague des nouveaux » sera activée à partir du Dimanche 02 juin 2024 à 19h00, jusqu’au Dimanche 30 juin 2024 minuit.
Nous vous informons également que toutes les décisions prises par les staffs sont prises dans l’intérêt de l’unité. Ces décisions sont par conséquent irrévocables et n’appellent aucune remise en question hormis l’hypothèse d’éléments nouveaux laissés à l’appréciation des staffs.
Enfin, nous vous signalons que les réponses aux inscriptions se feront entre la fin du mois de juillet et la fin du mois d’août, et ce afin de nous permettre de traiter l’ensemble des demandes qui nous sont adressées. Dès lors, il est inutile (sauf cas particulier) de contacter l’un ou l’autre des staffs d’unité en ce qui concerne la procédure d’inscription.
Une fois, toutes les décisions prises, les listes des inscriptions seront reprises alors dans les sections attribuées.

Afin de traiter au mieux votre demande d’inscription, nous vous demandons que les champs marqués d’un astérisque rouge (*) soient obligatoirement remplis. Le système n’acceptera pas la demande d’inscription si ces champs ne sont pas remplis. Un champ commentaire est mis à votre disposition pour toute info complémentaire que vous jugeriez important de communiquer pour aider à l’inscription.

Les champs incorrectement remplis restent sous la responsabilité du demandeur.

Il est indispensable pour tout demandeur dont l’âge est inférieur à 18 ans (mineur) de remplir les informations concernant le(la) tuteur(tutrice) légal(e). Si l’adresse et le téléphone du tuteur sont les mêmes que ceux du demandeur, il n’est pas nécessaire de les renseigner, le système les complètera automatiquement.

L’enregistrement d’une demande d’inscription ou d’une montée ne signifie pas une inscription automatique. Une fois votre demande envoyée, vous serez dans une liste d’attente. Cette liste d’attente est le reflet des demandes classées par date d’entrée. (Par exemple, Bernard sera au dessus de Louis, si Bernard s’est inscrit avant Louis.). Toute inscription est horodatée automatiquement. En ce qui concerne les montées, l’organisation des sections se fera au maximum suivant les différents choix et disponibilités demandées.

Lorsque vous introduisez une référence de frère ou de sœur dans l’une ou l’autre des sections des deux unités, vous entrez dans une sous liste d’attente par rapport aux demandeurs n’ayant ni frère ni sœur déjà membre d’une des deux unités et apparaissez plus haut dans la liste d’attente. (Par exemple, si Bernard, sans frère et sœur dans les deux unités, s’est inscrit avant Louis, mais que Louis à une sœur à la Ronde l’Amitié, Louis apparaitra au dessus de Bernard dans la liste d’attente (sans pour autant être systématiquement prioritaire). Cependant, il sera après tous ceux et toutes celles qui auraient déjà fait une demande d’inscription alors qu’ils ou elles ont un frère ou une sœur déjà inscrit.) Si la référence à un frère ou une sœur devait être fausse, -ou si toute information devait être faussement communiquée afin d’obtenir une ou l’autre priorité- la demande d’inscription pourrait être annulée, sans recours possible.

Il vous est possible également d’indiquer la ou les sections préférées. En choisissant une ou plusieurs sections préférées, vous entrez dans une sous file d’attente de cette (ces) section(s). Lorsque vous ne choisissez pas de section, le système, en fonction de la date de naissance et du sexe du demandeur, placera le demandeur dans toutes les sections possibles pour lui. Dans la mesure du possible, ces choix seront respectés.

Les staffs d’unité en accord avec les sections se réservent le droit de bouleverser l’ordre des demandes pour des raisons valables.

Lorsque les sections seront constituées, les nouveaux membres seront personnellement prévenus par mail de leur entrée dans les unités. Dans chaque section, une liste de nouveaux membres pour l’année suivante apparaîtra.

Pour qu'une inscription soit définitive, une fois que la demande ait été acceptée, il est impératif que l'autorisation parentale, la fiche médicale et la cotisation nous soient parvenues. Les deux documents sont disponibles sur le site.

Les documents « Autorisation parentale » et « fiche médicale » devront parvenir aux sections au mieux pour la réunion de passage, première réunion de l’année, ou au plus tard dans le premier mois qui suit cette réunion.

Pour information, la cotisation est à payer aux unités selon les modalités qui seront envoyées par un courrier provenant des staffs d’unités précisant le numéro de compte et le montant à payer. Cette cotisation n’est pas à assimiler aux demandes de montant forfaitaire que demandent certaines sections pour couvrir à l’avance les frais engagés pour leurs réunions et week-ends.